DAFTAR KETERANGAN ADMINISTRASI UNTUK SYAHBANDAR / PRAAIBBRIEF
1. Setiba kapal di pelabuhan kapal Indonesia, daftar keterangan untuk syahbandar harus disiapkan untuk diberikan kepada pandu. Sebaliknya pandu memberi daftar blanko untuk pelabuhan berikutnya.
2. Dipelabuhan-pelabuhan luar negeri, nahkoda bertindak menuruk instruktur pejabat-pejabat pelabuhan yang bersangkutan.
3. Keterangan-keterangan penting lainnya dapat disampaikan kepada syahbandar dengan bantuan pandu.
LAPORAN KAPAL
a. Laporan kapal biasa.
b. Laporan kapal luar biasa
c. Laporan kapal tambahan
1. Laporan kapal biasa adalah laporan mengenai perjalanan kapal dengan ada atau tidaknya kejadian-kejadian luarr biasa, dibuat selambat-lambatnya 48 jam setelah tiba dipelabuhan (Indonesi hari Minggu dan hari-hari raya lain tidak dihitung), yang dibuat di muka syahbandar dengan dibawa/menunjukan buku harian kapal (log book).
2. Laporan kapal luar biasa adalah
a. Laporan kapal yang dibuat oleh nahkoda, jika telah terjadi hal-hal luar biasa selama perjalanan yang mungkin menimbulkan kerusakan pada badan, alat-alat kapal yang tidak dapat dilihat.
b. Keterangan-keterangan harus dibuat dipelabuhan yang pertama-tama disinggahi selambat-selambatnya dalam waktu 3 hari sesudah tibanya kapal.
c. Loog book perlu diminta exhibitum dalam waktu 48 jam sesudahnya kapal tiba dipelabuhan.
3. Laporan tambahan jika perlu dibuat dengan ditambah keterangan-keterangan dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditentukan.
4. Laporan kapal dibuat di hadapan: syahbandar, pejabat-pejabat pemerintah, di luar negeri (kedutaan, konsulat atau di hadapan petugas-petugas yang berwenang membuat laporan)
5. Copy dari laporan-laporan tersebut dikirim ke divisi armada.
CATATAN SIPIL DI KAPAL
1. Nahkoda bertindak sebagai pembantu, pegawai catatan sipil dalam hal-hal kelahiran atau kematian di kapal, selama perjalanan.
2. Membuat akte kelahiran atau kematian sesuai dengan ketentuan-ketentuan kantor catatan sipil menurut formulir tetap.
3. Semua hal kematian dicatat selengkap-lengkapnya di dalam jurnal, dan untuk itu dibuatkan akte kematian oleh nahkoda.
4. Nahkoda tidak dibenarkan memberikan kutipan-kutipan akte kelahiran atau kematian. Tetapi memberitahuan supaya memintanya kepada pegawai catatan sipil.
5. Dicantumkan dalam jurnal dalam 24 jam sesudah anak itu lahir dengan disaksikan oleh ayahnya jika terdapat di kapal atau keluarga terdekat dan dua orang perwira kapal.
6. Nahkoda diwajibkan mengirimkan dua copy atau kutipan dari jurnal mengenai kelahiran kepada syahbandar di pelabuhan yang pertama-pertama akan disinggahi oleh kapal di luar negeri kepada kedutaan (menurut formulir tetap) atau jika tidak ada perwakilan, kepada pegawai berwenang setempat dengan ketentuan jika tiba di Indonesia 2 (dua) copy dimaksud dikirimkan kepada syahbandar dan akan diteruskan kepada kantor catatan sipil pusat yang bersangkutan.
7. Jika terjadi kematian di kapal hal ini dicantumkan dalam jurnal dalam waktu 24 jam dengan di syahkan oleh dua orang yang menyaksikan kematian tersebut.
8. Nahkoda diwajibkan mengirimkan 2 copy atau kutipan dari jurnal mengenai hal kematian kepada syahbandar di pelabuhan yang pertama dua disinggahi. Di luar negeri kepada kedutaan (menurut formulir lengkap) atau jika tidak ada perwakilan kepada pegawai setempat yang berwenang dengan ketentuan jika tiba di Indonesia. Dua copy dimaksud dikirimkan ke syahbandar untuk diteruskan selanjutnya ke kantor catatan sipil.
9. Jika terjadi kematian di kapal yang sedang berlabuh di pelabuhan, maka laporan kepada kantor catatan sipil dilakukan oleh keluarga yang bersangkutan, dokter yang menetapkan meninggalnya atau oleh nahkoda sendiri. Jika tidak ada kesempatan untuk itu, nahkoda cukup bertindak sesuai dengan ketentuan.
10. Orang jatuh/lompat kelaut, serta tidak ada kepastian bahwa oknum tersebut telah meninggal,. Perlu dicantumkan dalam jurnal dan dibuatkan kisah kecelakaan kapal, dengan catatan posisi, cuaca, keadaan lau, dll. Perlu juga diadakan tindakan-tindakan lain seperti: mengirimkan berita ke kapal-kapal terdekat dan kedaratan untuk perhatianmereka.
11. Jika yang celaka, mati, adalah seorang anak buah kapal, hal ini harus dilaporkan nahkoda dengan kawat kepada divisi armada dengan memberitahukan dengan jelas nama,pangkat/kedudukan, penyakit, posisi kapal, tanggal, jam, dll.
LAPORAN PERJALANAN (VOYAGE REPORT)
1. Laporan perjalanan harus ditulis dengan teliti menurut kolom-kolom dalam formulir yang bersangkutan, dalam bahasa inggris.
2. Laporan perjalanan sebaik-baiknya diketik dan dikirim kepada divisi armada pada tiap akhir perjalanan. (round trip)
3. Mualim I atau perwira yang ditunjuk oleh nahkoda wajib membuat laporan perjalanan itu.
4. Nahkoda bertanggung jawab penuh akan laporan perjalanan kapalnya.
